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Excel → Access：資料建檔管理

Access → Excel：共用報表資料

VBA ＋ Access ：自動快捷精靈

免學程式不用另外安裝軟體，最簡單易學的Office資料庫！

一鍵搞定跨部門團隊專案合作或是滿足個人日常辦公需求！

企業、公家機關等許多的組織及大部份的私人企業在日常業務中，

收發訂單或財務會計等重要的資料管理或加工處理，

多多少少都會接觸到數值、文字或日期等等多種資料。

而大多數的人都會使用微軟的辦公軟體Excel與Access吧。

本書的內容，是從基礎開始學習Excel與Access的協作。

由模擬真實情境出發，首先將原本在Excel進行的訂單資料輸入、

管理以及列印出貨單的業務移至Access。

接著將Access的資料匯至Excel，進行資料分析之類的活用。

根據一連串的範例實際操作，來學習Excel與Access的協作基礎。

在本書的學習上希望在預先熟悉的知識、技巧，

是關於Excel儲存格的公式或函數以及圖表基礎的掌握。

至於Access是完全的初學者也沒有關係。

▎Excel 的強項民間借貸▎Excel 的弱點

● 簡單易懂● 複雜且大量資料的管理

● 製作豐富多彩的圖表● 只能做簡單的搜尋與更新

● 豐富的函數庫● 報表或表單製作耗時

● 強大的分析功能

● 高普及率

▎Access 的強項▎Access 的弱點

● 複雜且大量的資料能更有效管理● 很難熟練掌握

● 強大的搜尋功能● 只能簡單的處理、分析資料

● 輕鬆製作報表和表單● 報表的自由度低

?? ● 普及率低

■將Excel與Access整合的優點

Excel和Access分別都有強項／弱點、優點／缺點。

在工作上，不管是要選擇使用Excel還是Access，弱點和缺點都是令人猶豫的。

有效的解決方法就是將Excel和Access 整合。

不只選用其一，將兩者適才適用的去管理一個資料。

這樣的話就能「一舉兩得」，發揮兩者強項和優點。

而且兩者的弱點和缺點都因為互相補足而消失。

比起分別使用Excel 和Access，會是更佳的作業形式吧！

整合模式的原則為以下的①和②。

大致來說就是將資料使用Access來管理，Access不擅長的部分靠Excel來補足的方針。

▎①將資料使用Access集中管理

將Excel 檔案分散的多頁活頁簿和工作表使用Access統一集中管理。

過於複雜、管理困難的大量表格也能使用Access有效管理。

資料的搜尋與更新也使用Access的「查詢」。

輸入資料用的表單和報表基本上也使用Access來作業。

▎②使用Excel 來進行資料的分析

從Excel 匯入儲存在Access中的資料、或是從Excel 擷取，

使用Excel 強大的「樞紐分析表」和「樞紐分析圖」來分析資料。

①和青年首次購屋優惠房貸2014②加上「雖安裝了Access但不習慣電腦操作的人也是少數」為前提，

也進行以下的③、④整合。

▎③將Access的資料使用Excel 來建立報表

假設有無論如何都想做，卻只有在Excel才能設計的版面設置，

從Access將需要的資料匯入，貼到Excel的報表內。

▎④從Excel 來新增、更新Access

假設無論如何都想在習慣使用的Excel上進行資料的輸入、修改，

也可以在Excel 工作表內匯入Access的資料。

雖然還有其他幾個模式可以考慮，上述的①～④可以說是普遍的整合模式，

適用於許多的企業和部門。在本書中，①會在第三章、②～④會在第四章以後解說。